Inbound Process
Dalam Odoo inbound process adalah bagian dari operasi bisnis yang berfokus pada pengelolaan informasi dan aktivitas yang terkait dengan penerimaan barang dari pihak eksternal, seperti principal atau vendor ke dalam sistem Odoo. Odoo memiliki proses tiga langkah untuk menerima barang. Dalam proses penerimaan tiga langkah, produk diterima di area masuk, kemudian dipindahkan ke area kontrol kualitas untuk pemeriksaan. Produk yang lolos pemeriksaan kualitas kemudian dipindahkan ke dalam stok. Produk tersebut tidak tersedia untuk pemrosesan lebih lanjut sampai mereka dipindahkan dari area kontrol kualitas ke dalam stok. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada flowchart dibawah ini.
Proses Receipts
Langkah pertama dalam proses receipts adalah membuat purchase order (pesanan pembelian) di Enabler. Dalam pembuatan purchase order ini, pengguna akan mengisi informasi yang diperlukan dalam template yang telah disediakan. Setelah mengisi semua informasi yang diperlukan dalam template purchase order di Enabler, langkah selanjutnya adalah mengimpor template tersebut. Data yang diimport akan masuk pada menu receipts pada Odoo dengan status draft. Pada tahap ini, odoo akan memeriksa ketersediaan produk yang dipesan dalam purchase order, sistem akan melakukan verifikasi apakah stok produk yang dipesan tersedia dalam persediaan atau tidak. Apabila stok produk tidak tersedia maka status sales order akan menjadi waiting, dan apabila tersedia maka status berubah menjadi ready, proses selanjutnya yaitu menambahkan ke batch transfer (Add to Batch).
Purchase order yang telah dikonfirmasi akan masuk ke dalam batch transfer menggunakan barcode di menu "barcode: batch transfer" dengan status "In Progress". Pengguna akan memulai proses dengan melakukan pemindaian produk. Selanjutnya, pengguna akan melakukan pemindaian lot number untuk memastikan bahwa produk yang dikirimkan sesuai dengan spesifikasi yang diminta dalam purchase order. Setelah pemindaian lot number selesai, pengguna melakukan pemindaian lokasi untuk tempat penyimpanan pembelian barang. Setelah pemindaian produk selesai, pengguna akan melakukan validasi (validate).
Proses Internal Transfer
Langkah pertama dalam proses internal transfer adalah membuat purchase order (pesanan pembelian) di Enabler. Dalam pembuatan purchase order ini, pengguna akan mengisi informasi yang diperlukan dalam template yang telah disediakan. Setelah mengisi semua informasi yang diperlukan dalam template Sales Order di Enabler, langkah selanjutnya adalah mengimpor template tersebut. Data yang diimport akan masuk pada menu receipts pada Odoo dengan status draft. Pada tahap ini, odoo akan memeriksa ketersediaan produk yang dipesan dalam purchase order, sistem akan melakukan verifikasi apakah stok produk yang dipesan tersedia dalam persediaan atau tidak. Apabila stok produk tidak tersedia maka status sales order akan menjadi waiting, dan apabila tersedia maka status berubah menjadi ready, proses selanjutnya yaitu menambahkan ke batch transfer (Add to Batch).
Purchase order yang telah dikonfirmasi akan masuk ke dalam batch transfer menggunakan barcode di menu "barcode: batch transfer" dengan status "In Progress". Pengguna akan memulai proses dengan melakukan pemindaian produk. Selanjutnya, pengguna akan melakukan pemindaian lot number untuk memastikan bahwa produk yang dikirimkan sesuai dengan spesifikasi yang diminta dalam purchase order. Setelah pemindaian lot number selesai, pengguna melakukan pemindaian lokasi untuk tempat penyimpanan pembelian barang. Setelah pemindaian produk selesai, pengguna akan melakukan validasi (validate).
1. Membuat Purchase Order
Langkah awal dalam proses purchase order (Inbound) yaitu membuat dokumen pengajuan kepada vendor untuk menginformasikan bahwa ingin melakukan pengadaan barang.
Pada gambar diatas berisikan data-data yang dibutuhkan dalam proses pembuatan purchase order. Berikut beberapa keterangan dari input data yang terdapat pada template pembuatan purchase order.
| Item | Deskripsi |
|---|---|
| Kode BPB | Kode unik atau nomor identifikasi yang digunakan untuk merujuk pada dokumen yang mencatat pengiriman barang dari gudang atau penyimpanan ke tujuan pengiriman. |
| Surat Jalan | Dokumen tertulis yang berisi informasi tentang pengiriman barang yang akan dilakukan. |
| Principal | Vendor yang akan dibeli barang atau layanan dari secara rutin. |
| Tanggal | Rencana kapan pesanan pembelian akan dikirimkan ke gudang. |
| Warehouse (Gudang) | Gudang adalah tempat di mana barang akan disimpan. |
| SKU (Stock Keeping Unit) | Kode unik yang digunakan untuk mengidentifikasi produk atau barang. |
| Qty (Kuantitas) | Jumlah produk atau barang yang terdapat dalam faktur. |
| UOM (Unit of Measure) | Satuan ukuran yang digunakan untuk mengukur kuantitas produk, seperti pcs, kilogram, units, dan sebagainya. |
Setelah melengkapi data yang diperlukan pada template WMS, kemudian upload file dan lakukan pengujian atau test. Setelah berhasil melakukan pengujian, import file dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
2. Receipts
Dalam aplikasi Odoo receipts merujuk pada penerimaan atau konfirmasi atas suatu proses yang melibatkan penerimaan barang atau produk fisik, seperti penerimaan pesanan pembelian dari vendor. Untuk proses receipts dijelaskan dibawah ini.
Resi (Receipts) pesanan pembelian dapat ditemukan pada Inventory > Receipts berdasarkan dengan warehouse yang diinputkan untuk menemukan receipts yang telah dibuat.
Pada gambar diatas terlihat dari daftar receipts, status dari pesanan pembelian yang dibuat adalah draft. Ketika diklik maka akan menampilkan detail dari pesanan tersebut seperti receive from (diterima dari) dan destination location (lokasi tujuan). Proses selanjutnya adalah memeriksa ketersediaan produk (Check Availability).
Check Availability
Sistem akan memeriksa jumlah stok yang ada dalam gudang untuk produk yang diminta. Untuk melakukan pemeriksaan stock (Check Availability), dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Pada daftar receipts, pilih kode reference yang ingin diproses, kemudian klik Check Availability. Jika produk tersebut ada di stok, Odoo akan secara otomatis status purchase order akan menjadi ready, apabila tidak tersedia maka status sales order akan menjadi waiting. Langkah selanjutnya adalah Add to Batch Transfer.
Tambahkan ke Batch Transfer (Add to Batch Transfer)
Proses batch transfer dalam Odoo yaitu proses untuk mengelompokkan beberapa transfer atau pengiriman produk yang terkait ke dalam satu kelompok untuk mempermudah pengelolaan dan validasi. Pengguna mengelola beberapa transfer sekaligus dengan cara yang lebih terorganisir. Berikut adalah langkah-langkah umum dalam proses batch transfer pada Odoo.
Dari Tampilan Daftar Transfer, pilih purchase order yang harus dimasukkan ke dalam batch. Kemudian, pilih Add to Batch dari Action, maka akan muncul pop up yang berisikan apakah pengguna ingin menambahkan transfer ke dalam an existing batch transfer atau a new batch transfer serta mengisi Responsible (Admin yang mengerjakan transfer batch), klik Confirm maka akan menghasilkan kode batch transfer. Seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar diatas menunjukkan kode batch transfer yang digunakan untuk melakukan pemindaian barcode pada produk. Untuk langkah - langkah pada proses Batch Transfer dapat diklik link dibawah ini.
Untuk langkah selanjutnya adalah ke menu Batch Transfer Receipt .
Setelah produk berada di lokasi tujuan, maka status receipts akan menjadi done. Proses selanjutnya adalah transfer internal yang akan siap untuk memindahkan produk ke Stok.
3. Internal Transfer
Internal transfer pada Odoo adalah proses pemindahan produk dari lokasi input ke stok. Untuk proses dari internal transfer dijelaskan dibawah ini.
Internal transfer pesanan pembelian dapat ditemukan pada Inventory > Internal Transfer berdasarkan dengan warehouse yang diinputkan.
Pada gambar diatas terlihat dari daftar internal transfer, status dari pesanan pembelian yang dibuat adalah draft. Ketika diklik maka akan menampilkan detail dari pesanan tersebut seperti receive from (diterima dari) dan destination location (lokasi tujuan). Proses selanjutnya adalah memeriksa ketersediaan produk (Check Availability).
Check Availability
Sistem akan memeriksa jumlah stok yang ada dalam gudang untuk produk yang diminta. Untuk melakukan pemeriksaan stock (Check Availability), dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Pada daftar internal transfer, pilih kode reference yang ingin diproses, kemudian klik Check Availability. Jika produk tersebut ada di stok, Odoo akan secara otomatis status purchase order akan menjadi ready, apabila tidak tersedia maka status sales order akan menjadi waiting. Langkah selanjutnya adalah Add to Batch Transfer.
Tambahkan ke Batch Transfer (Add to Batch Transfer)
Proses batch transfer dalam Odoo yaitu proses untuk mengelompokkan beberapa transfer atau pengiriman produk yang terkait ke dalam satu kelompok untuk mempermudah pengelolaan dan validasi. Pengguna mengelola beberapa transfer sekaligus dengan cara yang lebih terorganisir. Berikut adalah langkah-langkah umum dalam proses batch transfer pada Odoo.
Dari Tampilan Daftar Transfer, pilih purchase order yang harus dimasukkan ke dalam batch. Kemudian, pilih Add to Batch dari Action, maka akan muncul pop up yang berisikan apakah pengguna ingin menambahkan transfer ke dalam an existing batch transfer atau a new batch transfer serta mengisi Responsible (Admin yang mengerjakan transfer batch), klik Confirm maka akan menghasilkan kode batch transfer. Seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar diatas menunjukkan kode batch transfer yang digunakan untuk melakukan pemindaian barcode pada produk. Untuk langkah - langkah pada proses Batch Transfer dapat diklik link dibawah ini.
Untuk langkah selanjutnya adalah ke menu Batch Transfer Internal Transfer .
Setelah produk berada di lokasi stock, maka status receipts akan menjadi done. Proses untuk inbound atau purchase order telah selesai.